Mein Setup zum papierlosen Büro

Mein Setup zum papierlosen Büro

Wer schon Notizen im Beruf und Privaten digital auf einem Tablet verwaltet und die Vorzüge von durchsuchbaren (handschriftlichen) Notizen genießt, der will – so viel ist ja klar und irgendwie logisch – eigentlich all seinen Papierkram in der Art vorliegen haben.

Auslöser war bei mir – und die Situation wird bestimmt jedem mal bekannt vorkommen – die riesiegen Papierablagen die sich monatelang gestapelt haben, bis man sich mal dem Locher und der Ordner bedient um mal eben schnell ein paar Unterlagen einzusortieren. Aus dem eben mal schnell wurden teilweise Stunden – sehr unbefriedigend.

Also – Entschluss gefasst – los gehts? Äh, aber wie? Wie stell ich das an? Was brauche ich dafür? So unbeholfen wie möglich habe ich mich also ins Abenteuer „Papierloses Büro“ gestürzt und die Situation Schrittweise analysiert.

  1. Welche Tools benötige ich?
  2. Wie soll die Datenablage, die Verschlagworten und generell der Strutkur und der Informationsgehalt der Unterlagen und der Ablage aussehen?
  3. Wie weit geh ich im Archiv zurück? Welche Dokumente sollte ich noch analog aufbewahren?

Also gesagt getan – los gehts mit:

  1. Ich verwende im wesentlichen zwei Scanner – zum einen im Büro einen HP Office Scanner mit Duplex-Vorrichtung. Dieser sendet mir direkt OCR gescannte Dokumente als PDF per Mail zu. Sehr konfortabel. Und für zu Hause – ne Scanner App fürs Smartphone – in meinem Fall „Scanner Pro“. Beide Unterlagensätze landen dann erstmal auf meinem NAS in der Inbox meines Papierloses Büros. Dort warten Sie auf weitere Aktion.

  2. Zur Verwaltung meiner Daten verwende ich die Mac bzw. iOS App „Keep It“ von Reinvented Software. Diese synct mit der iCloud, so dass ich die Unterlagen überall verfügbar habe. Eine Ablage auf dem NAS ist aktuell mangels grundsätzlicher Verfügbarkeit aller Geräte nicht umgesetzt – auch wenn es mir lieber wäre. Dort müsste ich aber alles neu Verschlagworten, dazu hatte ich bisher keine Lust. Ich verwende folgende Kategorien, die so oder so ähnlich universell einsetzbar sind:

    a. Geschäftliches
        - Verträge
        - Abrechnungen
        - Weiterbildung
    
    b. Privates
        - Finanzen
        - Haus & Garten
        - KFZ
        - Kreditkarten
        - Kind 1 .. n
        - Mobilfunk
        - Rechnungen
        - Rente
        - Versicherungen
    

    Tags und Labels verwende ich bisher leider noch sehr unkoordiniert – wobei mir mein Tag-System gu bisher gut gefällt. Dort trage ich den Absender und Empfänger ein und die Sache um die es geht – also sowas wie Kreditkartenabrechnungen, Kontoauszüge, Kündigungen etc.

    Derzeit suche ich noch nach einem System, dass mir mittels der OCR Informationen die entsprechenden Tags setzen kann – ich wäre dann auch bereit das Ganze mit MAC OS Boardmitteln und Automator umzusetzen. Die Kontext-Suche von Mac-OS und die im Finder integrierten Tags sind ja völlig ausreichend.

    Die Dokumente folgen bei mir immer dem gleichen Schema: Datum-Sache-Absender-Empfänger, also bspw. 2017-10-01_Kontoauszug_Sparkasse_Andreas.pdf

  3. Welche Dokumente habe ich eingescannt? Eigentlich alle Dokumente ab meiner Entscheidung mich dem Papier zu entledigen. Rückwirkend nur noch die Unterlagen, die nicht einsortiert auf meinem Schreibtisch lagen zu dem Zeitpunkt. Alles andere liegt noch „fein säuberlich“ sortiert in den Ordner. Diese verschwinden jetzt auf dem Dachboden.

    Darüber hinaus hebe ich eigentlich nur noch Dokumente der folgenden Art auf:

    - Renteninformationen
    - Versicherungspolicen
    - Arbeitsverträge
    - Zeugnisse und Zertifikate
    

2 thoughts on “Mein Setup zum papierlosen Büro

  1. Schöner Artikel! Kurz, prägnant und hilfreich!
    Da wir bei den Paperless Pioneers immer wieder Apps testen, habe ich mir Keep It jetzt mal auf meine Devices geladen. Sehr interessantes Tool zum verwalten von Dateien — und günstig dazu.

    Schreib weiter so und gerne auch bei uns auf dem http://Paperless-pioneers.de Blog.

    Paperless Grüße
    Paperless Enzo

    1. Andreas

      Danke Enrico für das positive Feedback. Gerne verweise ich auf meinen Bericht zum Update meines Setups, da ich von Keep It nach Fileee umgestiegen bin.
      Mein papierloses Büro entwickelt sich gerade noch – genauso wie mein Produktivitätssetup – hier wird sich also noch einiges tun.

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